HR应该知道的新时期人事档案管理工作的发展策略

　　1 我国人事档案管理存在的问题
　　
　　1.1 人事档案管理的意识不足
　　
　　人事档案管理意识淡薄主要表现在人事档案工作不被重视、相关设备配置低等方面。由人事档案管理是一项服务性质的工作，它服务于企业的人事组织工作。同时人事档案管理的对象众多，工作量大，利用范围相对较小。所以有一部分单位不重视人事管理工作，对工作所要求的软件以及硬件设施配给不足。在日常工作中，人事档案管理的主要内容是保管与储存，其利用率偏低，利用人事档案的意识淡薄。
　　
　　1.2 人事档案使用效率低
　　
　　传统的人事档案管理方法依然是目前很多单位的人事档案管理模式。在先关配备资源方面，存在管理手段落后，硬件设备投入低等状况、人事档案管理离现代化的管理水平还有很大差距。现代化的计算机管理手段应用范围小，只是起着辅助性的作用。没有完善的档案管理软件以及高素质的管理人员，这样档案管理就不能为外界提供服务。在日常的档案录入工作中，人事档案的具体数据等信息也未经有效核实。
　　
　　在人事档案的信息服务以及内外交流方面，由于传统的人事档案储存方式为纸质载体，这样就造成信息查询的不便。人事档案信息利用和开发的深度和广度也因为其封闭性而受到制约。同时，传统的人事档案管理把档案信息作为一种机密信息，对档案信息进行严格的保护，这也一定程度上降低了人事档案的利用效率。
　　
　　1.3 人事档案公信力不足
　　
　　档案记录的真实性以及准确性是人事档案发挥作用的基础和前提。内容失真的人事管理档案会严重影响档案的公信度。由于一些单位的人事部门在进行材料审核时把关不严、检查过少等因素，一些虚假的材料进入人事档案中，这使得人事档案的可信度大大降低。
　　
　　人事档案失真的具体表现为档案记录内容与实际状况相差较大。人员信息更新不及时，在具体的记录字段中，常常出现职务、工作、职称缺失等现象。同时，有些单位的人事管理档案比较注重历史信息，在对人员信息的统计上过分注重政治历史、政审材料等收集上。对于个人科研成果、工作业绩等信息收集不完备。导致人事档案无法为使用者提供所需信息的问题。
　　
　　1.4 人事档案人员配备不足
　　
　　人事档案管理对从事人员具有较高的专业性要求。中组部《干部档案工作条例》中国明确规定："每管理一千人的档案需配备1名专职干部，有业务知道人物的单位要配备相应的业务指导人员。"但是，目前很多单位档案管理从事人员配备过少，档案管理者通常是兼职管理者，档案管理只是他们的辅助工作。而且，目前人事档案管理的很多从事者都缺乏档案专业知识培训。面对不断增加的人事档案规模，档案管理从事人员数目相对过少，导致从事人员超负荷工作，其积极性以及责任心也会随着降低。
　　
　　2 新形势下人事管理工作的对策
　　
　　2.1 增强人事档案管理的意识
　　
　　人事档案管理是一项重要的工作，它不仅需要从事人员积极地工作，还需要先关部门的大力支持。在软硬件配备方面，人事档案馆应该作为重要的基础工作得到上级领导部门的关注，为人事档案馆工作提供必要的人力和物力的支持。配备相关的工作设备与专业人员，为人事档案管理提供良好的工作条件。
　　
　　同时，档案管理工作人员要强化服务意识， 要具有奉献精神， 勤勤恳恳， 兢兢业业， 切实提高自身素质和工作水平。找准档案工作的切入点， 把人事档案工作延伸到工作内部，积极探索人事档案发展管理的新途径和新方式。
　　
　　2.2 提高人事档案的利用价值
　　
　　人事档案管理的利用价值通过为使用者提供有效准确、多层次多方位的信息资源而体现出来。这就要求档案管理者对档案记录内容进行有效的整合，保证人事信息的完整性以及条理性。对各类信息进行有效分类，可以为使用者提供不同类型的人员资料状况。突出档案人员信息的绩效考核、人力资源管理的作用。档案管理人员应当随时对数据库进行维护和更新。充分发挥管理软件灵活快捷强大的统计、查询功能，提高人事数据的查看和查询速度， 并定期就年龄、学历、专业、职称、职务、专业培训、各种专业技能人才等进行分析、汇总、统计。
　　
　　人事档案管理者工作还应该做好信息保密与信息使用之间的关系。一方面保证人事档案资料的安全性，同时也要提供相应的信息服务。在保护的同时提高档案信息的利用效率。
　　
　　2.3 建立完善的人事档案管理制度
　　
　　完善规章制度是人事档案工作健康发展的重要保证。在新形势下，为推动人事档案管理的科学化、规范化进程，人事档案工作要吸取以前的经验和教训， 继承和发扬原来的规章制度中的科学合理部分， 结合实际， 建立一整套全新的合理统一的人事档案管理工作模式，同时健全人事档案管理的各项规章制度， 一手抓目标建立， 一手抓制度落实。把重点放到制度落实上， 采取有效措施逐级抓制度落实[4].人事档案管理工作需要进一步明确分工，保障具体的档案工作有序进行。根据各部门的实际情况和特点制定不同的档案管理制度。
　　
　　2.4 加强计算机信息网络管理建设
　　
　　计算机网络技术的迅速普及改变了传统的信息管理方式。人事档案管理引入计算机网络技术也是新形势下人事档案管理的要求。现代化的人事档案管理要求采用高效的计算机管理模式，建立科学规范的人事档案管理信息网络。人事档案的信息来源以及组织方法也必须不断拓宽，现代计算机网络技术具有高速、准确的特点，对提高人事档案管理工作的效率有极大帮助。因此，人事档案管理必须与计算机网络技术相结合，充分发挥计算机网络技术的推动作用。
　　
　　2.5 加强人事档案管理队伍建设
　　
　　人事档案管理队伍的建设主要体现在提高从事人员的素质上。一方面，要加强对现有人事档案管理人员专业素质的培训。从业人员的素质水平直接决定着人事档案馆工作的水平。人事档案管理人员需要接受教育的学习观，通过专业培训、在职学习、参加学术交流活动等方式，努力钻研业务、不断拓宽知识面、提高知识层次， 不断提高自身素质和专业知识水平。在实践工作中，要善于运用先进的管理技术和方法，提高工作质量。人事档案管理人员还应该学会打破传统的档案管理思维，积极提供主动服务，以适应新形势下人事档案管理工作的需要。同时，人事档案管理人员要树立责任意识、奉献意识、服务意识、保密意识，增强做好人事档案工作的责任心和使命感，尽职尽责管好用好人事档案。
　　
　　另一方面，要加强对优秀的具有专业知识经验的人才引入。为人事档案馆工作提供充足的人力支持，保持管理工作的创新性预先进性，为人事档案管理工作不断注入新的血液。