如何更好地管理待办事项

　　在我妻子埃莉诺还只有九岁、十岁的光景，有一次她需要买双新鞋子。她对她妈妈说了后，两人同意下个周六上午就去买。但是，当周六来临的时候，她妈妈发现自己手头的事儿太多，根本没空去买鞋子，她就对埃莉诺说以后再去买。
　　
　　“那到底什么时候呢？”埃莉诺问。
　　
　　“这个周末挑个时间吧？”她妈妈回答道。
　　
　　“这个周末什么时间呢？”
　　
　　“明天吧。”
　　
　　“明天什么时候？”埃莉诺紧盯不放。
　　
　　“下午两点怎样？”
　　
　　埃莉诺终于松了口气，“太好了！妈咪，谢谢你。”
　　
　　第二天下午两点，埃莉诺和她妈妈如期成行，要不是埃莉诺坚持着问出了准确的时间，这次的买鞋计划可能又要泡汤。
　　
　　前几天，埃莉诺问我一天过得怎么样，我说过得不错，但是有很多想做的事没来得及做，于是，她就跟我说了上面这个故事。她注意到我每天晚上都是这个感觉，经她观察，我就从来没有一天过下来把要做的事都做完的，她取笑我说，也许我希望在一天里完成这么多事根本就是不现实的。
　　
　　她当然是对的，对于我们很多人来说，我们的待办事项清单更像一份罪过清单：一系列我们想做的、计划去做的和确实应该做的，但是从来就是没做成的事。这份待办事项清单还不如称为不办事项清单呢。
　　
　　而且，这份清单越是冗长，完成的可能性就越小，我们就越焦躁。对付这份不办清单的方法就是要像埃莉诺小时候那样，坚持要问出满意的答案为止：“明天什么时候？”
　　
　　即使在那么幼小的时候，埃莉诺已经悟出了成事的秘密，她有一套把意图落实为行动的方法。
　　
　　这就是被我称之为何时（when）与何地（where）的力量。
　　
　　一旦决定了在何时何地做某事，那么按照计划来行事的可能性就会大增，我们之所以总是不能完成待办事项清单上的任务，就是因为待办事项清单根本就不是一个能够有效地促使我们办事的工具。一张清单只能是一个起收集作用的工具，它帮助我们去确认我们所要做的种种事情。
　　
　　相反，日程表倒是引导我们完成日常事项的理想工具，日程表是有时限的，在一天里面，我们所拥有的时间是固定的，这样一来，我们显然不会在有限的空间里塞进去太多不现实的事项。所以，一旦你有了一张待办事项清单，你就该拿出日程表来决定何时何地去完成那些待办事项，把每一项该做的事放到合适的时间段里，把最难最重要的事放在一天的开始时段，如果可能的话，我所说的一天的开始时段是你还没打开邮箱的那会儿。这样才最有可能让你把要做的事情做完，然后到一天结束时感到一身轻松。
　　
　　既然整张待办事项清单不能挤进你的日程表，这个我可以打包票，那你就得好好权衡轻重缓急。哪些是今天必须完成的？还有什么重要的事项被你忽略了？清单上的事项应该怎么排进日程表？每排好一项，就把这项从你的清单上划掉。
　　
　　按照这种步骤，你的清单上难免还会有留下不少事项，别着急，这其实是好事。
　　
　　如果你没有安排日程的话，一天结束的时候照样还是有很多没完成的事情，而且你无法控制什么事该做，什么事可以缓一缓，到头来你会觉得很吃惊，很失望，而且，最重要的是，你会觉得很无助。
　　
　　那么，有了日程表，你就可以有策略地进行安排了。在每个早晨，或是前一天的夜里，你就可以决定哪些事确实很重要，然后就落实到具体的时段和地点去完成。
　　
　　可以肯定的是，一旦你决定了何时何地去做这些事——就像埃莉诺问出了“明天什么时候”――那你就会可靠而可信地将它们做成了。