员工打电话注意事项

　　1思路清晰
　　
　　在你拨打电话前，应该知道自己想说什么。在毫无准备的情况下给他人打电话是非常不礼貌的。你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。
　　
　　2随时记录
　　
　　在你的办公桌上，应常备用于作电话记录的纸和笔。打电话时，一手拿听筒，一手拿笔，以便能随时记录。
　　
　　3表明身份
　　
　　当你拨通电话后，应该首先报出自己的身份以及自己所属组织的名称。然后以“您好！”“你最近怎样？”或者“一切都还顺利吗？”等问候语作为你们谈话的开场白。最好称呼对方的名字，让对方了解到你知道其名字，以便拉近你们的距离。
　　
　　4通话时间
　　
　　当你给别人打电话时，对方也许正忙于自己的某一件事情。你应当表明自己尊重他的时间，并给他足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方确认一下：
　　
　　“您现在接电话方便吗？”
　　
　　“您现在忙吗？”
　　
　　“您现在有时间同我谈话吗？”
　　
　　“这个时候给您打电话合适吗？”
　　
　　“您能抽出点时间听听我的话吗？”
　　
　　5表明目的
　　
　　当你接通电话后，应该立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入正题。职业专家认为，商场上的机智就在于你能否在30秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间对任何事情进行讨论。
　　
　　6给对方留时间
　　
　　即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该留给对方足够的时间，让他对你的要求作出反应。如果你拿起电话说个不停，会使对方误以为你正在朗读材料呢。
　　
　　7不与旁人交谈
　　
　　当你打电话时，中途与身边的其他人说话，是极不礼貌、也不合适的行为。如果你在打电话的过程中恰好有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这件事情，不要让对方久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会比较长，你可以向其道歉，先挂断电话，然后过一会儿再打过去。不过，在你打电话时，最好要避免这种情况发生。
　　
　　8换位思考
　　
　　当你在电话中与对方进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先知道如何作出回答。某公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打电话，请他参加总公司的会议，那位专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的问题，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就会改变态度说：“好的，我会准时参加的。”
　　
　　9简洁道歉
　　
　　有人给你打电话，而你恰巧不在时，对方可能会要求接电话的人记下电话号码并转告你。当你回电话时，不要在一些无意义的解释上浪费时间，例如“我昨天想给您回电话”或“收到您的留言我就立即给您回电话，但是您一整天都不在”。这些只是过去的事情，只能耽误你现在的时间，所以你最好在进行简短道歉后就言归正传。
　　
　　10不多占对方时间
　　
　　当你主动给别人打电话时，尽量避免占用对方时间过长。如果你要求对方查一些资料或说出某个问题的答案，就可能占用电话时间过长。因为在大多数情况下，对方不一定马上就能替你找到资料，或者立即得出一个肯定的答案，你必须给予对方一定的时间。因此，当你考虑到对方可能过一段时间才能给你答复时，你可以先挂上电话，要求对方回电告知你，或者你过一会儿再打过去，这样就不会占用他人电话时间过长，影响他人的正常业务。