做会议记录时注意事项

　　有些单位会议记录本不固定，甚至是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了。更有甚者，每次开会时临时找几张纸记录一下。记录员的字迹也会对会议记录造成影响，有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝色墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
　　
　　为了做好会议记录，避免以上情况的发生，在做会议记录的过程中我们应该注意以下几点：
　　
　　第一，记录会议的组织情况。要写清楚会议的名称，开会的时间、地点、缺席和列席人员、主持人的姓名、记录人的姓名。如果有其他需要记录的情况，也需要作为备注记录在案。
　　
　　第二，记录会议的内容。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等，必要时还要记下表决情况。要记录关于会议的相关动态，如发言中的笑声、掌声、临时中断以及会场等重要情况。会议记录完了要另起一行写“会议结束”。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文右下方签字。这是会议记录的重要组成部分。
　　
　　第三，采用速记。可能会议的参与人员较多，议题和发言也较多，详细记载比较困难，因此速记是一个比较常用的方式。把每一位发言人所讲的中心意思概括出来，不要一字一句地记录。要把重点放在所讨论的问题上，把问题的核心点出来，如会议待解决的问题、提出的观点、问题各个小点解决的方案、问题讨论到最后的结果。
　　
　　第四，采用录音方式，会后整理会议记录。这种方式一般在重要会议上才可能运用，如重要客户会议、商业谈判。这种做法最好征得与会人员同意后再用，否则容易对会议产生负面影响，甚至引发不必要的纠纷。事后整理录音记录，重新听和提炼会议内容也需要大量的时间，所以这种方式不要经常使用。
　　
　　第五，要对会议责任人和会后实施的有效性进行跟踪和评估。会议上的议题需要在会议记录中详细而严明地提出，最好作为标题，要标明责任人、实施时间、完成时间和评估人等后续跟进工作，让会议的有效性得到实施，并用会议记录加以确认和证实。
　　
　　第六，要确保会议记录的准确性和及时发出。如果遇到不太清楚的地方，在发出之前最好跟发言人本人和会议的组织者确认不清楚的会议内容核实一遍，以免发出会议记录后产生异议或错记。
　　
　　最后，分发记录时，要做好分发后的收到确认记录。